Revues de conformité et audits internes

La nécessité de revues de conformité proactives

Les organismes de réglementation à travers le monde font preuve d'une vigueur renouvelée suite à la crise financière. On constate en effet une augmentation des enquêtes pour corruption et trafic d'influence, des enquêtes sur les ententes et des transgressions des lois sur les valeurs mobilières. Une expansion des pouvoirs réglementaires est en cours, alors que la loi britannique contre les trafics d'influence devrait entrer en vigueur cette année et que la portée de la loi américaine contre les pratiques de corruption à l'étranger est étendue. Étant donné les sanctions financières et la dégradation de la réputation associées à la transgression des réglementations, il devient de plus en plus important que les entreprises réalisent des contrôles de conformité ou des audits internes proactifs.

Les entreprises revoient désormais les informations stockées sous forme électronique (ESI) dans le cadre d'audits internes réalisés pour s'assurer qu'elles sont conformes aux réglementations. Les entreprises qui mènent des revues internes de leurs ESI pour détecter des actes répréhensibles tels que des pratiques de corruption et des comportements anticoncurrentiels seront mieux placées pour se défendre.

Caractéristiques générales des revues de conformité

• Une entreprise qui soupçonne un acte répréhensible doit réaliser une enquête interne et une revue des preuves par souci de diligence. L'enquête n'est pas forcément réalisée "en direct" et il n'y a pas forcément de pression immédiate de la part des organismes de réglementation ou des autorités chargées de l'application de la loi.
• Les messages électroniques et les ESI pour un groupe donné d'individus doivent être revus pour s'assurer de leur conformité aux politiques de l'entreprise, aux lois ou aux réglementations.
• L'équipe chargée de la revue est généralement restreinte et peut inclure des réviseurs internes et/ou externes.
• Les volumes de données à revoir au départ ne sont généralement pas importants.

Avantages du service de revue de la conformité de Kroll Ontrack

• L'accès à une technologie de pointe de recherche et d'évaluation précoce des affaires vous permettra d'analyser vos données rapidement, d'évaluer l'étendue de toute exposition potentielle à des actions en justice et la nécessité de mesures correctives.
• Un service hébergé permet à votre équipe chargée de la conformité et à vous-même d'accéder aux données en ligne n'importe où et n'importe quand, et de collaborer sans avoir besoin d'acheter et de gérer des logiciels.
• Un service extrêmement rentable, qui vous aide à prédire et à contrôler précisément les coûts technologiques associés à une revue interne et à réduire le coût total de la revue des documents.
• En travaillant avec Kroll Ontrack, vous aurez accès à des consultants expérimentés et à des connaissances d'experts pour vous aider à concevoir et à mettre en œuvre une revue de conformité et une investigation interne adaptées à vos besoins.

Quand des revues de conformité sont nécessaires

Les outils de revue en ligne et les services de divulgation électronique de Kroll Ontrack peuvent être utilisés pour faciliter les revues de conformité et les audits internes déclenchés par diverses circonstances, dont les suivantes.
Les entreprises qui mènent des revues internes de leurs ESI pour détecter des actes répréhensibles tels que des pratiques de corruption et des comportements anticoncurrentiels seront mieux placées pour se défendre.

• Audit interne des comportements anticoncurrentiels : suite à une alerte d'un informateur interne sur une présumée entente sur les prix, une entreprise peut être amenée à réaliser un audit interne de ses pratiques commerciales, afin de garantir leur conformité aux lois relatives à la concurrence. Cela peut impliquer de mener une enquête interne en direct sur les allégations spécifiques faites, ainsi que d'effectuer des contrôles périodiques proactifs dans le cadre du programme de conformité continu de l'entreprise. Les messages électroniques et autres ESI créés par des groupes donnés d'individus peuvent être interrogés et revus dans un outil de revue en ligne par le département juridique interne de l'entreprise.

• Audit diligent après fusion : dans la phase d'intégration qui suit une fusion, une entreprise peut détecter des pratiques commerciales dans l'entité récemment acquise, telles que des soupçons de pots-de-vin. Pour garantir le respect de ses codes d'éthique et de déontologie, l'entreprise peut avoir besoin de réaliser un audit interne des pratiques commerciales et des transactions clés dans les départements affectés et à plus grande échelle. La revue et l'analyse des messages électroniques et autres ESI créés par des individus ciblés par les avocats de l'entreprise font partie intégrante d'un tel programme. Celles-ci fournissent une base factuelle à partir de laquelle il est possible d'enquêter et d'évaluer l'étendue des éventuels actes répréhensibles, l'exposition potentielle à des actions en justice et la nécessité de mesures correctives.

• Audit interne des pratiques commerciales après une enquête réglementaire : suite à une enquête pour entente menée par des autorités de réglementation de la concurrence et donnant lieu à des amendes élevées, il peut être nécessaire qu'une entreprise étende ses audits internes à d'autres pratiques commerciales sur d'autres marchés ou dans des gammes de produits associées. Un moyen rentable de réaliser une telle revue serait d'employer une petite équipe d'avocats externes pour contrôler les messages électroniques et autres documents électroniques stockés par un groupe donné d'individus afin de vérifier s'il existe d'autres instances du comportement anticoncurrentiel.

• Enquête sur soupçons de trafic d'influence : une entreprise suspectée d'avoir versé des pots-de-vin à des officiels étrangers devra évaluer rapidement son exposition à ces allégations. En utilisant un outil d'évaluation précoce des affaires tel qu'Ontrack Advanceview, il est possible d'interroger les messages électroniques d'individus clés, de revoir rapidement de grands volumes de documents et d'évaluer l'existence d'un problème, les personnes impliquées et la nécessité de le signaler aux autorités.

• Audits internes de contrôle des fraudes et des vols au sein de l'entreprise : de temps en temps, les entreprises peuvent avoir besoin de réaliser des enquêtes internes sur des soupçons de fraude ou de vol internes impliquant des employés. Les entreprises confrontées à un risque élevé, telles que celles qui se développent sur de nouveaux territoires, peuvent procéder à des contrôles proactifs réguliers des pratiques commerciales, transactions ou départements à risque, afin de s’assurer qu'elles ne sont pas affectées par le vol ou la fraude. Cela impliquera généralement de revoir les boîtes aux lettres des individus clés.